Tổng đài ảo điện toán đám mây là một giải pháp công nghệ hiện đại, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhằm thay thế tổng đài ảo truyền thống. Dịch vụ tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp giao tiếp đa kênh với khách hàng, quản lý hiệu suất nhân viên và tích hợp CRM và hệ thống AI để thực hiện hàng ngàn cuộc gọi tự động.
Với những tính năng ưu việt, tổng đài ảo Voip chắc chắn sẽ là bước đi mới, mang lại sự tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm, tối ưu hóa hiệu quả và năng suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu top 6 dịch vụ tổng đài ảo miễn phí và hiệu quả nhất nhé!
1. Dịch vụ tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo (hay còn được gọi là tổng đài điện thoại ảo hoặc tổng đài điện tử) là một hệ thống sử dụng nền tảng IP để cung cấp cho doanh nghiệp những cuộc gọi chăm sóc khách hàng chất lượng cao với chi phí thấp. So với tổng đài vật lý tốn kém và cồng kềnh, dịch vụ tổng đài ảo có cách lắp đặt và sử dụng vô cùng đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP hoặc để nhân viên cài App trên thiết bị di động. Hoặc, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng điện thoại analog có sẵn và kết nối với phần mềm tổng đài ảo Voip là có thể sử dụng ngay lập tức.
2. Tính năng của tổng đài ảo chăm sóc khách hàng
2.1. Tổng đài ảo giúp giao tiếp đa kênh với khách hàng
Tính năng hữu ích đầu tiên của tổng đài ảo đa kênh chính là giúp doanh nghiệp doanh tiếp với khách hàng bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Tổng đài ảo hỗ trợ tích hợp đa nền tảng, từ Website, IP Phone, App Mobile, SoftPhone,... giúp doanh nghiệp có thể có mặt đúng lúc khách hàng cần, chăm sóc khách hàng 24/7. Đặc biệt, khách hàng có thể click nút gọi Audio Call, Chat trực tiếp hoặc Video Call ngay trên website để ngay lập tức kết nối với thương hiệu, từ đó gia tăng sự hài lòng khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
2.2. Tổng đài ảo tích hợp CRM quản lý và chăm sóc khách hàng
Không chỉ giúp doanh nghiệp giao tiếp đa kênh với khách hàng, dịch vụ tổng đài ảo còn tích hợp phần mềm Mini-CRM giúp quản lý và chăm sóc khách hàng ngay trên một nền tảng duy nhất. Giờ đây, chủ doanh nghiệp không cần phải sử dụng nhiều phần mềm chồng chéo để có thể vừa quản lý tư vấn, chăm sóc và lưu trữ lịch sử khách hàng.
2.3. Tổng đài ảo tích hợp phiếu ghi Ticket
Phiếu ghi Ticket được hiểu là phiếu ghi yêu cầu hỗ trợ, công việc/nhiệm vụ được cấp trên giao phó hoặc các vấn đề đã trao đổi với khách hàng. Nhìn chung, Ticket được coi là "cuốn sổ tay" hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Nhờ phiếu ghi, doanh nghiệp có thể kịp thời ghi nhận và theo dõi quá trình xử lý vấn đề của khách hàng và dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ.
2.4. Tổng đài ảo tích hợp Zalo ZNS gửi tin nhắn hàng loạt
ZNS là hệ thống tin nhắn Zalo đang được nhiều doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng. Với tổng đài ảo CapyHUB, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích hợp API nhắn tin chăm sóc khách hàng trên Zalo tự động mà không cần người dùng phải theo dõi Zalo OA thương hiệu từ trước đó.
2.5. Tổng đài ảo tích hợp SMS Brandname và VoiceBrandname
Với dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn SMS có chứa tên thương hiệu vào dịp đặc biệt (sinh nhật, lễ tết,...) để chăm sóc khách hàng. Từ đó có thể tối ưu vòng đời của một khách hàng, gia tăng doanh thu và "làm ấm" mối quan hệ khách hàng. Lấy ví dụ cụ thể, khi khách hàng mua sắm tại cửa hàng xong, doanh nghiệp có thể ngay lập tức gửi 1 tin nhắn SMS Brandname có chứa tên thương hiệu để cảm ơn, tặng thêm voucher và gợi mở khách hàng các sản phẩm đang giảm giá.
2.6. Tổng đài ảo tích hợp nhạc chờ doanh nghiệp
Phát đoạn nhạc chờ đã được ghi âm sẵn để khách hàng có thể nghe quảng cáo các chương trình khuyến mãi thay cho những tiếng “Tút Tút Tút” nhàm chán.
Với tính năng gọi tự động AutoCall, doanh nghiệp có thể tải danh sách số điện thoại khách hàng bất kỳ lên hệ thống, sau đó cài đặt một lịch hẹn với một đoạn ghi âm được tạo sẵn (có thể cho robot đọc, hoặc thuê MC ghi âm chuyên nghiệp). Tổng đài sẽ tự động gọi đến các số thuê bao trong danh sách để phát đoạn ghi âm đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian gọi xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn, duy trì mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc, lấy ý kiến khách hàng, hay quảng cáo chủ động,…
2.7. Tổng đài ảo chuyển hướng cuộc gọi vào số di động
Chuyển tiếp cuộc gọi qua điện thoại cá nhân của nhân viên, nếu toàn bộ máy nhánh không online, dễ dàng nghe gọi qua điện thoại cá nhân thông thường mà không bỏ lỡ cuộc gọi, các trường hợp không có 3g, 4g, wifi hoặc di chuyển nhiều thì có thể chuyển tiếp cuộc gọi qua di động.
Nghe gọi dễ dàng trên PC, laptop mà không cần dùng điện thoại bàn, hỗ trợ tốt trên các hệ điều hành như android và iOS, chỉ cần có 3G/4G hoặc wifi là có thể sử dụng được, chất lượng cực kỳ ổn định.
2.8. Tổng đài ảo đảo số điện thoại
Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng, hệ thống sẽ tự động đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi, từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, tiết kiệm rất nhiều chi phí cước thoại.
2.9. Tổng đài ảo giúp ghi âm cuộc gọi
Mọi cuộc gọi đi hoặc nghe của toàn bộ nhân viên được ghi âm lại và báo cáo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao khả năng thấu hiểu khách hàng và chất lượng chăm sóc của nhân viên.
2.10. Tổng đài ảo kết nối mạng xã hội
Kết nối với trang Messenger của Facebook để chăm sóc khách hàng có thể chăm sóc trên hệ thống mà không cần vào đăng nhập, tổng hợp các nguồn khách hàng vào CRM để dễ quản lý và phân chia khách hàng cho Sale.
2.11. Tổng đài ảo báo cáo theo thời gian thực (real time)
Mọi cuộc gọi đều được lưu trữ và báo cáo thời gian thực, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng báo cáo chi phí hàng tháng, đối soát hoặc xuất hóa đơn, quản lý sale và telesale một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.
2.12. Tổng đài ảo miễn phí cuộc gọi nội bộ
Các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc có thể gọi nhau hoàn toàn miễn phí, dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ, hệ thống bảo mật cao, dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được chia sẻ với nhau trên hệ thống.
3. Top 6 dịch vụ tổng đài ảo miễn phí tốt nhất 2023
3.1. Dịch vụ tổng đài ảo CapyHUB miễn phí nhiều tính năng
Đứng đầu trong danh sách dịch vụ tổng đài ảo miễn phí tốt nhất hiện nay là tổng đài ảo CapyHUB của BlueLink. Tổng đài ảo CapyHUB tích hợp nhiều tính năng hiện đại giúp doanh nghiệp dễ dàng bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Tính năng nổi bật của tổng đài ảo miễn phí CapyHUB
- Giao tiếp đa kênh với khách hàng: Hotline, SMS, Zalo/Viber, Live-chat (Live-talk), Email Marketing
- Tích hợp Mini CRM quản lý và chăm sóc khách hàng: Lưu trữ thông tin và lịch sử tương tác khách hàng, SMS Brandname, Gọi tự động Auto Call.
- Ứng dụng AI thông minh: Speech To Text – Text To Speech, chấm điểm cuộc gọi theo giọng nói, chấm điểm theo cảm xúc, thống kê từ khóa được nhắc nhiều
- Quản lý hiệu suất nhân viên: tích hợp Ticket công cụ nhắc nhở, thống kê hiệu suất và chất lượng công việc
3.2. Dịch vụ tổng đài ảo
